Communicatieaudit
We leggen naast elkaar wat je overal vertelt.
Achteraf weet je waar je organisatie zichzelf tegenspreekt, welke boodschap ontbreekt en wie er iets anders vertelt dan de rest. Geen lijst met tone-of-voice-regels. Een lijst waar je maandag mee begint.
Wat is een communicatieaudit?
Een communicatieaudit brengt in kaart hoe een organisatie communiceert: welke boodschappen er uitgaan, via welke kanalen, naar wie, en of dat overal hetzelfde zegt. WIT.agency onderzoekt daarvoor vijf dingen: eenduidigheid, volledigheid, afstemming, toon en bereik. We lezen alles wat je publiceert en verstuurt, spreken de mensen die het schrijven en toetsen bij wie het moet ontvangen. Je krijgt één rapport met waar het uiteenloopt, waarom dat gebeurt, en wat er als eerste moet.
Een communicatieaudit wordt ook communicatiedoorlichting, communicatiescan of communication audit genoemd. Het is iets anders dan een merkaudit: een merkaudit onderzoekt waar je voor staat, een communicatieaudit of je dat overal hetzelfde zegt. Organisaties met meerdere afdelingen, vestigingen of partners hebben doorgaans het eerste probleem niet en het tweede wel.
Hierom bellen ze ons.
“Elke afdeling vertelt een ander verhaal over hetzelfde bedrijf.”
Merk je dat mensen je iets vragen dat je al drie keer verteld hebt? Dan is het niet verteld.
Vijf vragen. Vijf eerlijke antwoorden.
Communicatie loopt zelden op één plek uiteen. Daarom knippen we het in vijf stukken die je apart kan beoordelen en apart kan herstellen. Waar het zwaartepunt ligt, weet je pas na de eerste stapel materiaal.
Zegt iedereen hetzelfde als je hen apart vraagt?
We leggen je website, je nieuwsbrieven, je verkoopdocumenten en je sociale media naast elkaar en noteren waar het verhaal verschuift. Meestal begint dat bij de derde bron.
Wordt het belangrijkste ook echt gezegd?
We zoeken naar wat ontbreekt: de vraag die je publiek stelt en die nergens beantwoord wordt. Dat gat is vaker het probleem dan de tegenspraak.
Weten de partijen van elkaar wat ze vertellen?
Afdelingen, vestigingen, partners en leveranciers. We kijken wie wat naar buiten brengt, en of iemand het geheel bewaakt. Meestal niet.
Klinkt het als hetzelfde huis?
Formeel op de site, joviaal op sociale media, ambtelijk in de brief. We kijken of de verschillen bedoeld zijn of gewoon zo gegroeid.
Komt het aan bij wie het moet horen?
De grootste kloof zit bijna altijd hier. Er wordt veel gecommuniceerd naar mensen die al overtuigd zijn, en weinig naar wie het nodig heeft.
Van veel zeggen naar hetzelfde zeggen.
De website spreekt over duurzaam ondernemen. De verkopers spreken over levertermijn. De vacatures spreken over ambitie.
Elk stuk klopt op zich. Samen vertellen ze niet dat het over hetzelfde bedrijf gaat.
Overal dezelfde drie zinnen als vertrekpunt, en daarna mag elke afdeling haar eigen bewijs kiezen.
Eén kader waar iedereen zijn eigen invulling in kwijt kan. Dat leveren de vragen Eenduidigheid en Afstemming op.
Voorbeeld ter illustratie, niet van een bestaande klant.
Zo ziet het eruit als het klaar is.
Eén document, geen map met schermafbeeldingen. We lopen het samen door en daarna is het van jou.
- Het oordeel per vraag, met wat het betekent
- Je boodschappen naast elkaar, per kanaal en per afdeling
- Wat je publiek letterlijk terugzegt
- Waar het verhaal verschuift, met de vindplaats erbij
- Wat er eerst moet, en wat kan wachten
Een vaste manier van werken. Geen vast pakket.
Dit is de gebruikelijke gang van zaken. Waar we diep gaan en waar we het kort houden, spreken we in de intake af.
Communiceert er maar één afdeling naar buiten, dan blijft het stuk over afstemming kort. Zit de twijfel volledig bij je partners, dan gaat het werk daarheen.
Een audit die alleen naar binnen kijkt, meet niets. Daarom praten we altijd met de mensen die je boodschap moeten ontvangen.
Geen tarief. Wel één bedrag.
Een communicatieaudit voor een zaak met één website en een nieuwsbrief is iets anders dan een voor een organisatie met zes vestigingen die elk hun eigen communicatie voeren. Daarom hangt er geen prijskaartje aan.
Wat er wel is: zodra de aanpak vastligt, ligt het bedrag vast. Geen uurregie, geen meerwerk halverwege.
Plan een gesprek van 30 minuten- Hoeveel partijen er communiceren — Eén afdeling, of ook vestigingen, partners en leveranciers die over jou spreken.
- Hoeveel kanalen er zijn — Site en nieuwsbrief, of ook sociale media, pers, evenementen en interne communicatie.
- Hoeveel publieken je bedient — Klanten alleen, of ook medewerkers, kandidaten, overheden en partners.
- Eén taal of meerdere — Elke extra taal is een eigen doorlichting, geen vertaling van de eerste.
Soms heb je iets anders nodig.
Je weet niet waar je merk voor staat, dus valt er nog niets af te stemmen.
Neem Merkaudit →De boodschap klopt, maar er wordt te weinig of te veel gepubliceerd.
Neem Contentmarketingstrategie →Je hebt geen communicatieprobleem maar een kanaalprobleem.
Neem Marketingaudit →Je zoekt een rapport om een beslissing te verdedigen die al genomen is.
Dan zijn wij het nietKlantquote volgt.
Een verzekeraar, een universiteit en een makelaarsnetwerk: vier partijen die samen één boodschap moesten dragen.
Bekijk de case → →Wat mensen ons vragen voor ze beginnen.
Wat kost een communicatieaudit?
Er is geen vast tarief, omdat de omvang verschilt per organisatie. Wat de prijs bepaalt is het aantal partijen dat communiceert, het aantal kanalen, het aantal publieken en het aantal talen.
Is een communicatieaudit een vast pakket?
Nee. De vijf vragen liggen vast, want die maken de communicatieaudit tot een communicatieaudit. Hoe diep we op elke vraag ingaan niet. Dat spreken we af in de intake.
Hoelang duurt een communicatieaudit?
Een communicatieaudit loopt van de intake tot het rapportgesprek, en die doorlooptijd hangt vooral af van hoe snel we het materiaal krijgen en hoe snel we bij je publiek geraken.
Welk materiaal hebben jullie nodig?
Alles wat de voorbije periode naar buiten ging: je website, nieuwsbrieven, sociale media, verkoopdocumenten, persberichten en vacatures. En als het kan ook wat er intern rondging.
Spreken jullie ook met onze medewerkers?
Ja. Medewerkers zijn je grootste communicatiekanaal en meestal het minst aangestuurde. Wat zij aan een klant vertellen weegt zwaarder dan wat er op je site staat.
Wat als er meerdere afdelingen bij betrokken zijn?
Dan wordt de audit net waardevoller. Waar meerdere afdelingen naar buiten treden zonder dat iemand het geheel bewaakt, ontstaat de tegenspraak vanzelf. We benoemen dat feitelijk, met vindplaats, zonder iemand in een hoek te zetten.
Wat is het verschil met een merkaudit?
Een communicatieaudit kijkt of je overal hetzelfde zegt. Een merkaudit kijkt of wat je zegt de moeite waard is en of het van jou is. Ze raken elkaar aan de randen, en soms doen we ze samen.
Werkt dit ook voor een overheid of een vzw?
Ja, en daar is de vraag vaak scherper. Organisaties met meerdere bestuursniveaus, partners en publieken lopen sneller uiteen dan een bedrijf met één verkoopkanaal.
Eerst horen wat je zegt. Dan pas bijsturen.
Het gesprek waarin we uitmaken of een communicatieaudit voor jou zinvol is, duurt dertig minuten en kost niets.
Plan een gesprek van 30 minuten